Sistem Manajemen Mutu ISO 9000

Manajemen secara etimologi yang diambil dari kata “to manage”, berarti mengurus, mengatur, melaksanakan atau mengelola. Secara terminologi, manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengontrolan terhadap sumber daya manusia (SDM) dan sumber daya yang lain guna mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Mutu adalah sebuah proses terstruktur untuk memperbaiki keluaran yang dihasilkan. Menurut Stephan Uselac, mutu bukan hanya produk dan jasa saja, namun juga mencakup proses, lingkungan dan manusia. Jadi, mutu dapat didefinisikan sebagai suatu kondisi yang berhubungan dengan produk, jasa, proses, lingkungan dan manusia untuk memperbaiki keluaran yang dihasilkan guna memenuhi kebutuhan pelanggan.

Pada dasarnya manajemen mutu dapat didefinisikan sebagai suatu cara meningkatkan performance secara terus-menerus (continous performance improvement) pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap area fungsional dari suatu organisasi, dengan menggunakan semua SDM dan modal yang tersedia.

ISO 8402 (Quality Vocabulary) mendefinisikan manajemen mutu sebagai semua aktivitas dari fungsi manajemen secara keseluruhan yang menentukan kebijaksanaan mutu, serta mengpenerapankannya melalui alat-alat seperti perencanaan mutu, pengendalian mutu, jaminan mutu, dan peningkatan mutu. Tanggung jawab untuk manajemen mutu ada pada semua level dari manajemen, tetapi harus dikendalikan oleh manajemen puncak (top management), dan penerapannya harus melibatkan semua anggota organisasi.

Sedangkan manajemen mutu menurut Santoso dalam buku Total Quality Management (TQM), merupakan sistem manajemen yang mengangkat mutu sebagai strategi usaha dan berorientasi pada kepuasan pelanggan dengan melibatkan seluruh anggota organisasi.

Sistem adalah sebuah kesatuan yang utuh dengan bagian-bagiannya yang tersusun secara sistematis, yang mempunyai relasi satu dengan yang lain, dan yang sesuai dengan konteksnya. Jadi, ciri-ciri sistem ialah pertama, merupakan suatu kebulatan, kedua, mempunyai bagian-bagian yang disebut sub sistem, ketiga, bagian-bagian tersebut mempunyai relasi satu dengan yang lain, dan keempat, selalu berada pada konteksnya yaitu lingkungannya atau latar belakangnya.

Sistem manajemen mutu adalah sistem yang digunakan untuk menetapkan Kebijakan (pernyataan resmi oleh manajemen puncak berkaitan dengan perhatian dan arah organisasinya di bidang mutu) dan sasaran mutu (segala sesuatu yang terkait dengan mutu dan dijadikan sasaran atau target pencapaian dengan menetapkan ukuran atau kriteria pencapainnya).

ISO 9000 merupakan standar mutu yang sangat populer di seluruh dunia. ISO 9000 adalah suatu standar internasional untuk sistem manajemen mutu. Standar tersebut menetapkan persyaratan-persyaratan dan rekomendasi yang mendasar bagi organisasi apapun yang berminat untuk menerapkan standar ini.

Berdasarkan definisi tersebut, maka sistem manajemen mutu ISO 9000 dapat didefinisikan sebagai standar sistem manajemen mutu yang mengelola proses pencapaian mutu. Sistem tersebut mengatur hubungan antara supplier, lembaga, dan konsumen. Oleh karena itu, sistem manajemen mutu ISO 9000 sama sekali tidak berbicara tentang mutu suatu produk, tetapi berbicara tentang proses pencapaian suatu tingkat mutu tertentu. Hal ini mengisyaratkan bahwa lembaga yang akan mengadopsi sistem tersebut perlu menetapkan spesifikasi/persyaratan/ karakteristik mutu produk dan prosesnya.

Suatu organisasi harus memastikan penetapan proses, bagaimana proses tersebut saling berinteraksi, sumber daya apa yang diperlukan untuk menyajikan produk dan bagaimana pro sesnya diukur serta ditingkatkan. Jika hal-hal tersebut telah ditetapkan, maka diperlukan penetapan suatu sistem pengendalian dokumentasi bersama pedoman mutu dan pengendalian terhadap catatannya.

Sistem manajemen mutu ISO 9000 merupakan sekumpulan prosedur terdokumentasi dan praktek-praktek standar untuk manajemen sistem yang bertujuan menjamin kesesuaian dari suatu proses dan produk (barang dan/ atau jasa) terhadap kebutuhan atau persyaratan tertentu. Kebutuhan atau persyaratan itu ditentukan atau dispesifikasikan oleh pelanggan dan organisasi.

Sistem manajemen mutu ISO 9000 mengarahkan bagaimana organisasi menerapkan praktek-praktek manajemen mutu secara konsisten untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan pasar. Terdapat beberapa karakteristik umum dari sistem manajemen mutu, di antaranya:

Sistem manajemen mutu mencakup suatu lingkup yang luas dari aktivitas- aktivitas dalam organisasi modern. Mutu dapat didefinisikan melalui lima pendekatan utama: (1) transcendent quality adalah suatu kondisi ideal menuju keunggulan, (2) product-based quality adalah suatu atribut produk yang memenuhi mutu, (3) user-based quality adalah kesesuaian atau ketepatan dalam penggunaan produk, (4) manufacturing-based quality adalah kesesuaian terhadap persyaratan-persyaratan standar, dan (5) value- based quality adalah derajat keunggulan pada tingkat harga yang kompetitif.

Sistem manajemen mutu berlandaskan pada pencegahan kesalahan sehingga bersifat proaktif, bukan pada deteksi kesalahan yang bersifat reaktif. Patut diakui pula bahwa banyak sistem manajemen mutu tidak akan efektif 100% pada pencegahan semata, sehingga sistem manajemen mutu berlandaskan pada tindakan korektif terhadap masalah-masalah yang ditemukan.

Sistem manajemen mutu mencakup elemen-elemen, yaitu: tujuan (objectives), pelanggan (customers), hasil-hasil (outputs), proses-proses (processes), masukan-masukan (inputs), pemasok-pemasok (suppliers), dan pengukuran untuk umpan balik dan umpan maju (measurements for feedback and feedforward). Elemen-elemen tersebut dalam akronim bahasa Inggris dapat disingkat menjadi: SIPOCOM (Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, Customers, Objectives, and Measurements).

Jadi, dari keempat karakteristik tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sistem manajemen mutu tercakup dalam suatu lingkup yang luas yang berfokus pada konsistensi dari proses kerja dan berlandaskan pada pencegahan kesalahan dengan cara perbaikan terus-menerus yang mencakup beberapa elemen yang disingkat dengan SIPOCOM.

Referensi Makalah®

Kepustakaan:

John M. Echols dan Hassan Shadily, 2003, An English-Indonesian Dictionary, (Jakarta: PT Gramedia, 2003). Ibrahim Ishmat Mutowi dan Amin Ahad Hasan, Al-Ushul al Idariyah li al Tarbiyah (Ar-Riyad: Dar al Syuruq, 1996). Musfirotun Yusuf, Manajemen Pendidikan Sebuah Pengantar, (Yogyakarta: Andi Offset,2005). F. Tjiptono dan A. Diana, Total Quality Management (TQM) edisi revisi, (Yogyakarta: Andi Offset, 2003). Vincent Gaspersz, Total Quality Management, (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2001). Made Pidarta, Manajemen Pendidikan Indonesia, (Jakarta: PT. Bina Aksara, 1988). Syahu Sugian, Kamus Manajemen (mutu), Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama, 2006). Zulian Yamit, Manajemen Kualitas (Produk dan Jasa), (Yogyakarta: Ekonisia, 2001).